شعر زیبای ذهن ما زندان است از مرحوم مجتبی کاشانی

ذهن ما باغچه است

گل در آن باید کاشت

و نکاری گل من

علف هرز در آن می روید

زحمت کاشتن یک گل سرخ

کمتر از زحمت برداشتن

هرزگی آن علف است

 

 

 

آمار، نظارت و ارزیابی

مجتبی کاشانی: از کارخانه ی دل تا مدرسه ی عشق / هادی آقازاده

وقتی بند اول انگشتان محمود اسدی زیر قیچی بی رحم دستگاه گیوتن کنده شد، بیشتر از اینکه نگران انگشتان بر باد رفته اش باشد، نگران دوتاری بود که دیگر نمی توانست بنوازد. از قضای روزگار، انگشتانش کمی رشد کردند و او حالا می توانست دوتاری که روزگاری دنیایش بود را بنوازد، اما حالا تاری نداشت.

مدیر که باشی یعنی سرت شلوغ است. کارت با اعداد و ارقام و دفتر و دستک است. از این جلسه به این جلسه می روی و اصلا حواست نیست که دور و بَر تو کیست و اصلا چرا باید به این چیز ها فکر کنی؟! هر چه نباشد تو مدیری و مسائل مهمتری هست. چه فرقی می کند کارگر تو دستش زیر گیوتن قطع شود یا کمی آن سو تر کارگری دیگر، به خاطر کاری که باید انجام دهد و به خاطر آن پول می گیرد، نعمت دیدن را از دست بدهد.

 

 

ارزیابی کارکنان به روش360 درجه

بر خلاف روش‌های قدیمی، ارزیابی 360 درجه شامل اطلاعاتی است که در سطح وسیعی از افراد مانند همکاران، مدیران، گزارشات مستقیم و گاه مشتریان کسب می‌شود.

 یکی از ارزشمند‌ترین جنبه‌های این ابزار ‌این است که نظرات به صورت ناشناس ارائه می‌شوند که موجب می‌شود، نسبت به حالت عادی صداقت بیشتری داشته باشند. با ‌این حال، واقعیت همیشه زیبا نیست و دریافت یک گزارش منفی از ارزیابی 360 درجه می‌تواند ناراحت کننده باشد، بالاخص اگر عقاید در سطوح مختلف منعکس شوند، اما با یک نگرش درست، می‌توانید تجربه مثبتی از‌این موضوع کسب کنید. نحوه روبه‌رو شدن شما با نتیجه ضعیف ارزیابی 360 درجه، به مراتب از محتوای خود ارزیابی مهم تر است.

متخصصان چه می‌گویند

قبل از آغاز فرایند ارزیابی 360 درجه، داشتن فکر باز از اهمیت بسزایی برخوردار است. به یاد داشته باشید که هیچ کس کامل نیست و هر مدیری هر چقدر هم که با تجربه باشد، هنوز جای رشد و تعالی دارد. طبق گفته سوزان دیوید، دستیار رییس موسسه‌هاروارد/ مک لین و مدیر موسس یک شرکت روانشناسی و یکی از مشاوران موسسه‌ هاروارد، «رهبران خوب آنهایی نیستند که که در ارزیابی، رتبه خوبی به دست می‌آورند، بلکه آنهایی هستند که نقاط قوتشان ویژگی برتر آنها است». مسوولیت نمره پایین افراد در ارزیابی 360 درجه با خود آنهاست. لاریسا تیدنز، استاد رفتار سازمانی دانشکده بازرگانی استنفورد و یکی از ادیتورهای مجموعه «زندگی اجتماعی احساسات» نیز با‌این موضوع موافق است. او می‌گوید: واکنش منطقی به نتایج منفی ارزیابی و تلاش در جهت تغییر خود برای توسعه و رشد، بسیار موثرتر از آن است که از ابتدا در ارزیابی اصلا نتیجه منفی دریافت نمی‌کردیم. بنابراین، نتیجه منفی فرصتی است که نشان می‌دهد می‌توانید گوش دهید و یاد بگیرید».

 

 

مشاورایزو، وظایف

یک مشاورایزو پس از انعقاد قرارداد و آغاز همکاری شامل مراحلی است که تا پایان پروژه و زمان برگزاری ممیزی  توسط شرکت CB و حتی در صورت نیاز پس از انجام ممیزی نیز ادامه خواد داشت که اهم آن به شرح زیر است.

 

          -آشنایی با با فعالیت اصلی سازمان

          -شناسایی فرایند ها و فعالیت های سازمان

          -تعیین نقاط ضعف و قوت ارتباط بین آنها و در صورت لزوم بهینه نمودن آن

          -آموزش سیستم مورد نظر، فواید و محدودیت های آن

          -تدوین مستندات سیستمی با مشارکت مدیران و سرپرستان مرتبط

          -تلاش در تایید و تصویب مستندات تهیه شده توسط مدیر ارشد

          -تلاش در جهت اجرای سیستم

          -گزارش دهی به مدیریت در خصوص وضعیت پیاده سازی سیستم، میزان پیشرفت، مشکلات احتمالی و.به مدیریت

          -نظارت بر اجرای سیستم، رفع مشکلات اجرای سیستم از طریق آموزش و راهنمایی مجدد به کاربران

          -برگزاری ممیزی داخلی با مشارکت افراد با صلاحیت

          -شناسایی مغایرت ها و مشکلات احتمالی، نظارت بر برنامه رفع مغایرت ها توسط کارکنان شرکت

          -مشاوره به کارفرما(مشتری)در خصوص انتخاب شرکت CB و هماهنگی جهت برگزاری ممیزی نهایی(ثبت وصدور گواهینامه)

          -برگزاری ممیزی نهایی و حضور در جلسه ممیزی

          -تهیه برنامه رفع مغایرت های احتمالی ممیزی نهایی(ثبت و صدور گواهینامه)

مزایای ایزو 9001         

  

-            انجام و اجرای فعالیت ها مطابق برنامه های تعیین شده در نتیجه از بین رفتن سهل انگاری در اجرا و انجام به موقع   ،مشخص بودن افراد مجری

-          وجود مدیر/مسئول جهت پیگیری انجام

-          انجام و اجرای فعالیت ها بر اساس اولویت و اهمیت آن      

-          پایش و کنترل فعالیت های در حال انجام و اجرا شده

-          مشخص بودن میزان پیشرفت هر فعالیت

-            تهیه گزارش روشن از وضعیت و عملکرد فرایند ها، فعالیت ها     و پروژ ها جهت بررسی مدیریت

-            تحلیل گزارشات و شناسایی علل اصلی ایجاد مشکلات

-           شناسایی نقاط ضعف سازمان/افراد/روش های انجام کار و.

-           شناسایی نقاط قوت سازمان/افراد/روش های انجام کار و.

-            بررسی میزان رضایت مشتری         

-          اقدام های ضروری جهت رفع علل مشکلات

-             برنامه ریزی جهت از بین بردن علل ریشه ای ایجاد مشکلات 

-           برنامه ریزی جهت پیشگیری از ایجاد اشکلات و خرابی های مشابهه

-            اصلاح و رفع عیب خرابی ها، مشکلات و نارضایتی های فعلی

-          داشتن برنامه مدون و درست برای ایجاد بهبود در فرآیند ها،واحد ها، محصولات/خدمات و.

تغییرات استاندارد   ISO 9001:2015 نسبت به ISO 9001:2008

تفاوت استاندارد ISO 9001:2015 با استاندارد ISO 9001:2008  به گستردگی تفاوت استاندارد ایزو 9001 ویرایش 94 با ایزو 9001 ویرایش 2000 نیست اما نگرش تخصصی تر شده و سعی شده این استاندارد با شرایط روز و پیشرفت ها و تغییرات سریع محیط کسب وکار در قرن 21 هماهنگ شود.

به طور خلاصه ISO 9001:2015 نسبت به ویرایش ایزو 9001 ویرایش 2008 دارای تفاوت های ذیل است:

·         وارد کردن تعاریف در متن استاندارد ISO 9001:2015

در استاندارد ISO 9001:2008 تعاریف به استاندارد ISO 9000  ارجاع داده شده بود اما در ISO 9001: 2015  تعاریف مورد استفاده به داخل متن استاندارد آورده شده مانند استاندارد ایزو 22000 و ISO 13485 و   ISO TS 16949 و. بعضی از تعاریف نیز تغییر پیدا کرده اند و یا حذف شده اند  برای مثال تعریف محصول تغییر یافته و Exclusions استثناء از استاندارد حذف شده.

·         تغییر ساختار ISO 9001: 2015  از 8 بندی به 10 بندی

ساختار استاندارد ISO 9001-2015  به 10 قسمت به شرح ذیل تغییر کرده

 1- دامنه کاربرد

2-استاندارد های مبنا

3-  واژگان و تعاریف

4- مفهوم سازمان

5-رهبری

6-طرحریزی

7-پشتیبانی

8-عملیات

9- عملکرد و ارزیابی

10- بهبود

 

کدام روش خودارزیابی EFQM برای سازمان ما مناسب تر می باشد؟روش های خودارزیابی EFQMروش های خود ارزیابی که سازمان‌ها می‌توانند از آنها یا از ترکیبی از آنها برای ارزیابی عملکرد خود و دستیابی به نقاط قوت و فرصت های بهبود استفاده نمود، عبارتند از:خودارزیابی EFQM با روش پرسشنامه‌ انواع پرسشنامه های مورد استفاده جهت خودارزیابی EFQM:-پرسشنامه اختصاصی که با توجه به بخش های مختلف سازمان و معیارهای مدل تعالی سازمانی توسط تیم خود ارزیابی طراحی می گردد.-پرسشنامه استاندارد، با سوالاتی مشخص با توجه به معیارهای مدل تعالی سازمانی که توسط EFQM پیشنهاد شده است.مزایای رویکرد خودارزیابی EFQM با روش پرسشنامه EFQMسرعت و سهولت در استفاده رویکرد پرسشنامهمشارکت بسیاری از افراد در سطوح سازمان در فرآیند خود ارزیابی پرسشنامهدریافت بازخوردها از بخش ها و سطوح مختلف سازمانیخودارزیابی EFQMبا رویکرد کارگاهیمزیت خودارزیابی با رویکرد کارگاهی، مشارکت فعال مدیران و افراد کلیدی اجرا کننده خودارزیابی EFQM می باشد اعضا تیم مدیریتی در فرآیند خود ارزیابی مسئول جمع‌آوری داده‌ها و ارائه شواهد جمع‌آوری‌شده در جلسهمی‌باشند. این کار آغازی برای دستیابی به اتفاق نظر در تیم خود ارزیابی می باشد. تجربه نشان داده است که حداقل دو نفر از کارکنان که به عنوان ارزیاب، کاملاً آموزش دیده باشند، برای تسهیل این فرآیند مورد نیاز هستند.در حالت ایده آل، یکی از ارزیابان باید از واحدی باشد که مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و ارزیاب دیگر از سایر بخش‌های سازمان و یا سازمانی دیگر، مثلاً یک مشاور مدیریت در فرآیند خود ارزیابی باشد.اجزای فرآیند رویکرد کارگاهی عبارتند از: آموزش، جمع‌آوری داده‌ها، کارگاه امتیازدهی تهیه برنامه های بهبود و بازنگری نحوه پیشرفت برنامه های اجرایی.

مهم‌ترین مزایای خودارزیابی تعالی

به‌کارگیری مدل‌های تعالی سازمانی برای خودارزیابی تعالی، سازمان‌ها می‌توانند از مزایای خودارزیابی تعالی بهره مند شوند در فرآیند خودارزیابی EFQM، سازمان تصویر واقعی خود را ارزیابی نموده و نقاط قوت و فرصت‌های بهبود را مشخص می‌نماید.
اکثر مدل‌های تعالی سازمانی مطرح‌شده در ایران از مدل EFQM الگوبرداری شده است، در این مطلب مزایای خودارزیابی تعالی با مدل تعالی EFQM تشریح می‌شود.

مهم‌ترین مزایای خودارزیابی تعالی

–   نقاط قوت و فرصت‌های بهبود سازمان توسط افراد آموزش‌دیده تعیین و شناسایی می‌شود.
–   ایجاد یک رویکرد ساخت‌یافته و مبتنی بر واقعیت سازمانی تا سازمان توسط آن به‌درستی خود را شناخته و ارزیابی نماید و روندهای پیشرفت را به‌صورت دوره ای و مستمر اندازه‌گیری نماید.
–   زبان مشترک و چارچوب مفهومی در شیوه مدیریت و انجام بهبودها در سازمان ایجاد می‌شود.
–    به کارکنان سازمان، مفاهیم تعالی و چگونگی ارتباط این مفاهیم با مسئولیت هایشان را آموزش می‌دهد.
–    کارکنان را در تمامی سطوح و کلیه واحدها در فرآیند بهبود دخالت می‌دهد.
–   سازمان را به شیوه ای هماهنگ و ساخت‌یافته در سطح خرد و کلان ارزیابی می‌نماید.
–   تجربیات مفید را در سازمان شناسایی نموده و اشاعه می‌دهد.
–   با به‌کارگیری مجموعه ای از معیارهای فراگیر، مقایسه سازمان را با دیگر سازمان‌هاها (مدل الگوبردای)تسهیل می‌نماید.
–  اقدامات خودجوش را برای بهبود عملیات روزمره سازمان هماهنگ و یکپارچه می‌نماید.
–   منجر به بهبود در توسعه استراتژی و برنامه کلان کسب‌وکار می‌شود.
–  از طریق شکل‌دهی پادش های درون‌سازمانی، فرصت‌های مناسبی را به وجود می‌آورد تا هم از پیشرفت‌های مناسب در بهبود سازمان و هم از نتایج برجسته عملکردی قدردانی نماید.

فرآیند خودارزیابی تعالی، یک رویکرد ساخت‌یافته می‌باشد و سازمان هایی که می‌خواهند در مسیر سرآمدی سفر خود را آغاز نمایند واز مزایای خودارزیابی تعالی بهره مند شوند باید به‌صورت دوره ای حداقل سالانه با یکی از روش‌های خودارزیابی تعالی، خودارزیابی را اجراء نمایند.

متاسفانه بسیاری از سازمان‌های ایرانی فقط به خاطر حضور در فرآیند جوایز تعالی از فرآیند خودارزیابی تعالی استفاده می‌نمایند.